Изменение сроков хранения документации работников бухгалтерии и кадровых отделов

Приказ Росархива от 20.12.19 № 236 утвердил обновленный список типовых архивных бумаг, которые подлежат хранению, указав граничные сроки. Так, увеличился срок хранения счета-фактуры, который ранее сохраняли не более 4 лет, а на сегодня данный срок составляет 5 лет. При этом книги доходов и расходов при УСН, которые подлежали постоянному хранению, сейчас можно утилизировать после пяти лет сохранности. Указанные правила вступили в силу 18 февраля 209 года, аннулировав действие существовавшего ранее перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Также изменились и правила сохранения расчетных и платежных ведомостей, которые по утратившему силу приказу необходимо было сохранять в течение 5 лет, если они имели лицевой счет. В случае же его отсутствия эти счета подлежали сохранению 75 лет. Измененные правила предполагают хранение перечисленных документов при наличии лицевого счета не менее 6 лет, а в ситуации отсутствия его – от 50 до 75 лет (п. 295 Перечня).

Указанная разница в хранении от 50 до 75 лет возникла не случайно и не выборочно, ведь:

• ведомости, которые были созданы до 1 января 2003 года, необходимо сохранять не менее 75 лет;
• расчетные документы и платежные ведомости, созданные после этой даты, можно хранить только 50 лет.

Подытоживая сказанное, уточним, что организации и ИП, которые применяют УСН, обязаны хранить КУДиР 5 лет, а не на постоянной основе (п.318 Перечня). Длительность хранения счетов-фактур незначительно увеличился с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).

На сегодняшний день по разъяснению Минфина важные с точки зрения юриспруденции электронные документы можно сохранять без распечатывания, что намного удобнее.

Ведомости, содержащие информацию о доходах физических лиц, теперь можно сохранять только 5 лет, вместо существующих до этого 75 лет. Эти же документы, но в случае отсутствия лицевых счетов либо ведомостей по начислению доходов, других подтверждающих документов, необходимость хранения возрастает до тех же 50-75 лет.

Длительность хранения других документов также изменилась с принятием нового указа:

• квартальные, а также годовые отчеты по проведенным страховым взносам хранить 50 или 75 лет (п. 308 Перечня);
• карты индивидуального учета выплаченных или начисленных сумм по страховым взносам следует сохранять 6 лет с момента изготовления, но опять, если нет ведомостей начисления зарплаты либо лицевых счетов, то срок составляет 50 или 75 лет (п. 309 Перечня);
• документы об исполнении обязанности по уплате сборов, налогов, взносов, пени и налоговых санкций, документы о положении расчетов с бюджетом — 5 лет (п. 305 Перечня).

Помимо этого коррекции подлежали и другие документы, относящиеся к отделу кадров:

• изменить годовое хранение графика отпусков на сохранность в течение 3 лет (п. 453 Перечня);
• не более трех лет будут храниться документы о проведенных взысканиях, хотя ранее этот срок составлял 5 лет (п. 434 Перечня);
• не изменился период хранения документов о командировках и отпускных днях, ведь, как и прежде, данный срок составляет 5 лет. Хотя, если это касается должностей с вредной или опасной работой, срок хранения указанной документации составит 50 или 75 лет (п. 434 Перечня).