Какие личные расходы директора допустимо включать в расходы компании

Оплата личных нужд директора или собственника за счет фирмы позволяет сэкономить:

• налог на прибыль;
• страховые взносы;
• НДФЛ.

В разумных пределах большинство судов не против, чтобы «повесить» на компанию расходы директора или собственника на рестораны, поездки за границу, автомобили, мобильную связь и т. п. Главное, чтобы сделки были реальными, не направленными на обналичивание денежных средств, а товары, работы или услуги имели отношение к производственной деятельности.

Автомобиль, яхта, самолет

Компания покупает для собственника транспортное средство. Чаще всего, это дорогой автомобиль. Реже — снегоходы, гидроциклы, катера, яхты и самолеты.

Чтобы учесть расходы, потребуется доказать, что транспортное средство участвует в производственной деятельности компании. Необходимы документы и иные свидетельства, что автомобиль и самолет обслуживают руководителя организации в деловых поездках. Либо — транспортные средства используются в представительских или коммерческих целях. Например, на яхте проводятся важные переговоры, катер возит туристов, а снегоход сдается в аренду посуточно.

Если же дорогостоящий транспорт у собственника уже есть, компания может взять его в аренду. Правда, возникнут потери за счет уплаты НДФЛ с арендной платы. Но компания сможет учесть расходы, связанные с ремонтом и эксплуатацией автомобиля и не облагать эти суммы НДФЛ. Ведь арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества (п. 2 ст. 616 ГК).

Чтобы снизить риски, оформляйте путевые листы, проводите медосмотры перед рейсом. В договоре пропишите обязанность арендатора проводить ремонт автомобиля.

Содержание директорского жилья

Компания может арендовать у директора его квартиру или загородный дом под офис, чтобы взять на себя расходы по содержанию и ремонту недвижимости. Расходы на офис в жилом помещении вызовут споры. Но от претензий можно отбиться.

Жилые помещения предназначены для проживания граждан (п. 1 ст. 17 Жилищного кодекса). В то же время ранее нарушения Жилищного кодекса и не могут влиять на налогообложение. Расходы можно учесть, если они соответствуют требованиям НК. Следовательно, расходы на

аренду жилого помещения под офис можно учесть в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина от 18.10.2005 № 03-03-04/1/285).

Докажет, что помещение используется для производственной деятельности, факт, что в нем никто не зарегистрирован и не живет. Никто не запрещает директору ночевать в офисе. Но есть смысл доказать, что ему есть где жить, помимо офиса.

Компания вправе купить и поставить себе на баланс жилую недвижимость, которой будет пользоваться директор или собственник. Чтобы расходы были обоснованны, эта недвижимость должна приносить компании доход. Директору придется выплачивать компании арендную плату по рыночной стоимости. Ведь директор и компания — взаимозависимые лица, а таким лицам налоговики вправе пересчитывать цены по сделкам по правилам трансфертного ценообразования.

Кафе и рестораны

Услуги кафе и ресторанов — это представительские расходы. Их учитывают в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда за период, в котором произвели представительские расходы (п. 2 ст. 264 НК). Подотчетник подтверждает расходы любым первичным документом, из содержания которого следует, что приобретенные товары относятся к представительским расходам.

Учесть можно даже расходы на заранее не запланированные переговоры в ресторане. Чтобы учесть такие затраты, достаточно задним числом оформить поручение. А потом — авансовый отчет. На основании приложенных к нему документов, подтверждающих расходы, компания их признает, а работнику компенсируют затраты. НДС можно принять к вычету, если его сумма выделена в кассовом чеке, поскольку он будет заменять счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК).

Связь, интернет

Компания заключает договор с провайдером сотовой связи или интернета. Услугами пользуется директор или собственник. Расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Чтобы снизить риски, возможно, потребуется детализация переговоров (см., письмо УФНС по Москве от 29.08.2011 № 16-15/083467@). Однако суды указывают, что это налоговики обязаны доказывать, что сотрудники компании использовали связь в личных, а не в рабочих целях. Иначе доначисления незаконны (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 № А32-884/2010).

Иные расходы

Компания может без особого риска покупать для директора канцелярские товары, мобильные телефоны, компьютеры, ноутбуки, планшеты, принтеры и т. д. Главное обосновать, как они используются в производственной деятельности.

Можно принять и расходы на обучающие мероприятия. Даже если они проходят в курортных местах – за городом или у моря. Главное доказать их производственную необходимость и

исключить факты, которые могли бы указать на то, что это не обучение, а досуговое мероприятие.

Есть прецеденты, когда суды оправдывают приобретение для директора модной одежды. Директор приобрел брюки, рубашки поло, сорочки, пальто, туфли, пиджаки, куртки, ботинки на сумму 1,8 млн руб. На эти расходы директор оформил авансовые отчеты.

Компания учла вещи как форменную одежду. НДФЛ и взносы со стоимости вещей не исчисляли. Причина — работодатель по трудовому договору обязался возместить директору затраты, связанные поддержанием делового стиля руководителя и имиджа предприятия (ст. 188 ТК).

Суд решил, что использование вещей работником не означает, что он получил доход в виде их стоимости. Если работнику предоставили какие-либо блага, которые удовлетворяют его потребности, — это еще не доказывает, что он получил доход (постановление АС Уральского округа от 27.02.2020 № А60-31602/2019).